Gebieds- en bouwcommunicatie FMVG TU Delft

Achtergrond

De TU Delft staat bekend om baanbrekend onderzoek, uitstekend onderwijs en innovatieve samenwerking met externe partners. De directie Facilitair Management & Vastgoed (FMVG) ondersteunt hierin. FMVG ontwikkelt en realiseert nieuwbouwprojecten en renovaties, verzorgt het beheer en onderhoud van gebouwen en terreinen, levert energie en verzorgt alle facilitaire diensten op de campus. FMVG is onderverdeeld in de afdelingen Vastgoedontwikkeling, Projecten, Beheer & Onderhoud, Campus Facility Management en Bedrijfsbureau. Samen werken deze afdelingen aan een aangename en duurzame studie-, onderzoeks- en werkomgeving op een levendige campus, zodat de TU Delft haar positie op internationale ranglijsten kan behouden. (bron: website TU Delft)

Opdracht

Bron: TU Delft

De opdracht van Awareness omvatte het opzetten en uitvoeren van de interne- en omgevingscommunicatie voor het ontwikkelgebied Kluyverpark binnen de TU Delft campus.

Centraal in deze gebiedsontwikkeling stond de bouw van een nieuw onderkomen voor de afdelingen BionanoScience, Biotechnologie en Chemical Engineering van de faculteit Technische Natuurwetenschappen (TNW). Een gebouw met bijzonder hoge technische gebruikerseisen op het gebied van trillingen, klimaat en ventilatievoud waarop het hele omliggende gebied moest worden aangepast.

Het project nieuwbouw Technische Natuurwetenschappen omvatte zeven deelprojecten. De adviseur van Awareness verzorgde de communicatie voor alle zeven deelprojecten en adviseerde alle zeven projectmanagers. Daarnaast was de adviseur van Awareness verantwoordelijk voor de coördinatie en een deel van de uitvoering van de gebiedscommunicatie in het Kluyverpark.

De adviseur van Awareness maakte deel uit van het vaste projectteam Kluyverpark en nam deel aan alle projectleidersoverleggen en risicosessies. Awareness is van planvorming tot uitvoering bij de gebiedsontwikkeling betrokken geweest.

Werkzaamheden omvatten onder andere:

  • Begeleiding en opstellen van stakeholderanalyses voor de Nieuwbouw TNW en grotere deelprojecten als ook voor het gehele gebied Kluyverpark
  • Opstellen van communicatieplannen voor de Nieuwbouw TNW en grotere deelprojecten als ook voor de gebiedsontwikkeling Kluyverpark
  • Opstellen, afstemmen en actueel houden van een communicatiekalender voor het gebied
  • Adviseren van het projectteam op de onderdelen stakeholdermanagement en communicatie
  • Genereren van (pers)aandacht voor de Nieuwbouw van TNW
  • Signaleren van knelpunten in de uitvoering van de (deel)projecten) op het punt omgevingsoverlast
  • Input leveren voor interne communicatie binnen de faculteit TNW en afstemming met de communicatieadviseurs van TNW over berichtgeving

Resultaten

  • De teamleden van het projectteam Kluyverpark zijn gedurende de opdracht meer omgevingsbewust en communicatiever geworden. Dit blijkt uit het feit dat zij uit eigen beweging de adviseur van Awareness in toenemende mate vroegen om advies buiten overleggen om.
  • Helder format voor communicatieplannen en stakeholderanalyses op basis waarvan stakeholdermanagement en communicatie gerichter kon worden ingezet en die tevens dienden als frame voor verantwoording over communicatie inzet
  • Duidelijkheid over verantwoordelijkheden op het gebied van stakeholdermanagement en communicatie
  • Heldere kernboodschap over het eindbeeld van het gebied
  • Publiciteit voor het project Nieuwbouw TNW in vakpers
  • De houding van toekomstige gebruikers van het faculteitsgebouw is bijgesteld van ‘eerst zien dan geloven’ naar ‘we gaan echt verhuizen’.
  • Vanuit de omgeving zijn slechts een tiental vragen binnengekomen over planvorming en ontwerp.
  • Alle benodigde vergunningen zijn afgegeven zonder bezwaren vanuit de omgeving

Lees ook: Corporate- en projectcommunicatie FMVG TU Delft en Communicatie- en participatiestrategie campusvisie TU Delft